Warum der Scan selten gleich ein PDF ist
Wer ein Blatt Papier einscannt, bekommt in den meisten Fällen zuerst ein Bild. Der Scanner am Drucker legt eine JPG-Datei ab, die Handy-App speichert ein Foto, und beim Mehrseiter entsteht pro Seite eine eigene Datei. Für die Ablage im eigenen Ordner reicht das, für alles andere nicht: Wer einen Vertrag an eine Behörde schickt oder eine Rechnung beim Finanzamt einreicht, soll ein Dokument liefern, nicht acht Einzelbilder.
Der Zwischenschritt vom Bild zum PDF ist deshalb kein Luxus, sondern der Punkt, an dem aus losen Aufnahmen ein Dokument wird.
Mehrere Seiten in einer Datei
Die häufigste Aufgabe: Aus fünf gescannten Seiten soll eine PDF werden, in der richtigen Reihenfolge. Genau dafür ist unser Werkzeug Scan in PDF gedacht. Die Bilder werden hochgeladen, in die gewünschte Reihenfolge gebracht und als ein Dokument gespeichert.
Ist die Reihenfolge einmal durcheinandergeraten, weil der Einzug die Blätter verkehrt herum eingezogen hat, lässt sie sich mit Seiten sortieren nachträglich richtigstellen. Steht eine Seite auf dem Kopf, hilft PDF drehen.
Auflösung: mehr ist nicht besser
Beim Scannen wird die Auflösung gern zu hoch eingestellt, in der Annahme, das schade nie. Es schadet doch, nämlich der Dateigröße. Für Textdokumente sind 300 dpi der übliche Wert, damit bleibt die Schrift scharf und die Datei handlich. 600 dpi lohnen sich nur bei feinen Zeichnungen oder wenn der Text später maschinell gelesen werden soll.
Ein Scan mit 600 dpi in Farbe kann pro Seite mehrere Megabyte belegen. Bei zehn Seiten ist die Datei dann zu groß für viele Postfächer, die bei 10 oder 20 Megabyte dichtmachen. In dem Fall hilft PDF komprimieren, ohne dass der Text unleserlich wird.
Farbe oder Graustufen
Ein schwarz auf weiß gedruckter Brief braucht keine Farbe. Graustufen halbieren die Dateigröße oft, ohne dass ein Unterschied sichtbar wird. Farbe lohnt sich, wenn Stempel, Unterschriften in blauer Tinte oder farbige Markierungen erkennbar bleiben sollen, etwa bei einem Kaufvertrag.
Wenn der Text durchsuchbar sein soll
Ein Scan ist zunächst ein Bild, auch wenn er in einer PDF steckt. Man kann darin nicht suchen und nichts herauskopieren. Erst die Texterkennung macht aus dem Bild lesbaren Text, den auch der Computer versteht. Unser Werkzeug PDF Texterkennung erledigt das nachträglich. Sinnvoll ist es immer dann, wenn das Dokument später durchsucht oder archiviert werden soll.
Für die Ablage über Jahre
Soll ein Dokument dauerhaft aufbewahrt werden, etwa für steuerliche Zwecke, ist das Format PDF/A vorgesehen. Es bettet Schriften ein und verzichtet auf alles, was in zehn Jahren vielleicht nicht mehr darstellbar ist. Ein vorhandenes PDF lässt sich mit PDF in PDF/A umwandeln überführen.
Kurz zusammengefasst
Erst scannen, dann zu einem Dokument zusammenfassen, danach die Reihenfolge und die Ausrichtung prüfen. 300 dpi reichen für Text, Graustufen sparen Platz, und wenn die Datei zu groß für die Mail ist, wird sie am Ende komprimiert. Alle Schritte laufen direkt im Browser, die Datei muss dafür nicht aus der Hand gegeben werden.