PDF ist nicht gleich Rechnung
Eine Rechnung als PDF zu verschicken klingt nach dem einfachsten Teil der Buchhaltung, tatsächlich stecken darin mehrere Stolperfallen. Ein PDF ohne die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben ist keine ordnungsgemäße Rechnung, selbst wenn Betrag und Leistung korrekt aufgeführt sind. Und seit der schrittweisen Einführung der verpflichtenden E-Rechnung reicht ein reines PDF im B2B-Geschäft in bestimmten Fällen ohnehin nicht mehr aus.
Die Pflichtangaben einer Rechnung
Nach § 14 UStG muss eine Rechnung bestimmte Angaben enthalten: den vollständigen Namen und die Anschrift von Rechnungsaussteller und Empfänger, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der gelieferten Leistung, den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, das Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, den anzuwendenden Steuersatz sowie bei Kleinbetragsrechnungen vereinfachte Sonderregeln. Fehlt eine dieser Angaben, kann das beim Vorsteuerabzug des Empfängers zu Problemen führen.
Rechnung erstellen statt zusammenbasteln
Wer Rechnungen bisher in einer Textverarbeitung von Hand zusammenstellt, läuft Gefahr, eine Pflichtangabe zu vergessen oder die Rechnungsnummer nicht fortlaufend zu vergeben. Mit dem Rechnungsgenerator lässt sich eine Rechnung direkt im Browser mit allen gesetzlich erforderlichen Feldern erstellen, inklusive automatischer Berechnung von Netto-, Steuer- und Bruttobeträgen. Die Daten bleiben dabei lokal, es wird nichts an einen Server übertragen.
Wann die E-Rechnung Pflicht wird
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen wird die elektronische Rechnung nach den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD schrittweise verpflichtend. Ein einfaches PDF gilt dabei nicht als E-Rechnung im rechtlichen Sinn, auch wenn es wie eine Rechnung aussieht, denn eine echte E-Rechnung enthält zusätzlich strukturierte, maschinenlesbare Daten. Mit E-Rechnung erstellen lässt sich eine Rechnung erzeugen, die diesen Anforderungen entspricht und sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell auswertbar ist.
E-Rechnungen prüfen und lesen
Wer selbst E-Rechnungen empfängt, steht oft vor dem Problem, dass eine XRechnung im XML-Format ohne spezielle Software kaum lesbar ist. Mit E-Rechnung anzeigen lässt sich eine solche Datei menschenlesbar darstellen, mit Positionen, Beträgen und Bankverbindung, ohne dass eine Buchhaltungssoftware installiert werden muss.
Zahlungsziel und Mahnwesen
Eine Rechnung wird oft erst dann zum Problem, wenn sie nicht rechtzeitig bezahlt wird. Damit das Zahlungsziel eindeutig ist, sollte es auf der Rechnung klar benannt sein, etwa „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug". Wird diese Frist überschritten, hilft ein sauber formuliertes Erinnerungsschreiben, bevor eine förmliche Mahnung nötig wird. Der Übergang von der freundlichen Zahlungserinnerung zur rechtlich wirksamen Mahnung sollte dabei klar erkennbar sein, damit im Streitfall nachvollziehbar bleibt, wann welche Stufe erreicht wurde.
Rechnung sicher per E-Mail versenden
Beim Versand per E-Mail lohnt sich ein Blick auf die Dateigröße, insbesondere wenn Anlagen wie Lieferscheine oder Leistungsnachweise mitgeschickt werden. Mit PDF komprimieren lässt sich die Rechnung verkleinern, ohne dass Zahlen oder Text unleserlich werden. Enthält die Rechnung sensible Geschäftsdaten, kann sie zusätzlich mit PDF mit Passwort schützen verschlüsselt werden, bevor sie das Haus verlässt.
Fazit
Eine Rechnung als PDF muss mehr können, als nur gut auszusehen: Sie braucht die vollständigen Pflichtangaben und im B2B-Geschäft zunehmend das Format der E-Rechnung. Der Rechnungsgenerator und E-Rechnung erstellen decken beide Fälle ab, direkt im Browser und ohne zusätzliche Software.