Was ist PDF/A?
PDF/A ist ein auf der ISO-Norm 19005 basierender Standard für die Langzeitarchivierung von Dokumenten. Das A steht für Archivierung. Während ein normales PDF auf die Darstellung im Moment ausgelegt ist, soll PDF/A sicherstellen, dass ein Dokument auch in 10, 20 oder 50 Jahren noch genauso aussieht wie heute, unabhängig davon, welche Software dann verfügbar ist.
Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Normale PDFs können externe Ressourcen einbinden, proprietäre Schriften verwenden oder auf Verschlüsselung setzen, alles Dinge, die bei der Langzeitarchivierung problematisch werden können.
Was PDF/A anders macht
PDF/A legt eine Reihe von Einschränkungen fest, die die Selbstständigkeit des Dokuments garantieren.
Alle Ressourcen eingebettet
Schriftarten müssen vollständig in das Dokument eingebettet sein. Keine externen Schriftdateien, keine Links auf Webfonts. Das stellt sicher, dass das Dokument überall identisch aussieht.
Keine Verschlüsselung
PDF/A-Dateien dürfen nicht verschlüsselt sein. Der Inhalt muss ohne Passwort zugänglich sein, da eine Archivierung gesperrter Dokumente keinen Sinn ergibt.
Kein JavaScript und keine eingebetteten Aktionen
Interaktive Elemente wie JavaScript-Formulare, automatisch startende Medieninhalte oder eingebettete ausführbare Dateien sind nicht erlaubt. Das Dokument muss statisch und sicher sein.
Standardisiertes Farbmanagement
Alle verwendeten Farben müssen durch eingebettete ICC-Profile definiert sein, damit die Farbtreue langfristig gewährleistet ist.
Metadaten im XMP-Format
PDF/A erfordert standardisierte Metadaten im XMP-Format, die maschinenlesbar sind und die Archivierung erleichtern.
Die verschiedenen PDF/A-Varianten
Es gibt mehrere PDF/A-Versionen und Konformitätsstufen.
PDF/A-1 (ISO 19005-1, 2005)
Die erste und strengste Variante, basierend auf PDF 1.4. Weit verbreitet in öffentlichen Verwaltungen. Unterteilt in PDF/A-1a (barrierefrei, mit Dokumentstruktur) und PDF/A-1b (nur visuelle Darstellung).
PDF/A-2 (ISO 19005-2, 2011)
Basierend auf PDF 1.7, erlaubt JPEG 2000-Kompression und eingebettete Dateien. PDF/A-2 unterstützt auch PDF/A-1-konforme eingebettete Dateien.
PDF/A-3 (ISO 19005-3, 2012)
Wie PDF/A-2, erlaubt aber das Einbetten beliebiger Dateitypen (nicht nur PDF/A). Wird zum Beispiel für E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format genutzt, wo die strukturierten Rechnungsdaten als XML eingebettet werden.
Wann ist PDF/A Pflicht?
In Deutschland ist PDF/A in verschiedenen Bereichen gesetzlich vorgeschrieben oder stark empfohlen.
- Behörden und öffentliche Verwaltungen für die elektronische Aktenführung
- Rechtliche Dokumente, die langfristig aufbewahrt werden müssen
- E-Rechnungen im öffentlichen Bereich (ZUGFeRD nutzt PDF/A-3)
- Notare und Anwälte für die digitale Archivierung von Urkunden
- Unternehmen, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen
PDF in PDF/A umwandeln
Bestehende PDFs lassen sich mit dem PDF/A-Konvertierungs-Tool auf pdfmonster.de in das Archivformat umwandeln. Das Tool prüft das Dokument und passt es so an, dass es den PDF/A-Anforderungen entspricht, zum Beispiel durch das Einbetten fehlender Schriften.
Wenn Sie ein Dokument komprimieren möchten, bevor Sie es archivieren, nutzen Sie zuerst das Komprimierungs-Tool und konvertieren dann zu PDF/A.
Fazit
PDF/A ist der Standard für alle Dokumente, die dauerhaft und zuverlässig archiviert werden müssen. Wer mit behördlichen Anforderungen konfrontiert ist oder einfach sichergehen möchte, dass seine Dokumente langfristig nutzbar bleiben, ist mit PDF/A gut beraten. Die Konvertierung ist einfach und dauert nur wenige Sekunden.