Warum überhaupt zusammenfügen
Eine Bewerbung besteht aus Anschreiben, Lebenslauf und drei Zeugnissen. Eine Steuererklärung aus einem Dutzend Belegen. Wer das als fünf oder zwölf Anhänge verschickt, macht dem Empfänger die Arbeit schwerer und riskiert, dass etwas übersehen wird. Viele Portale nehmen ohnehin nur eine Datei entgegen.
Die Falle mit der Sortierung
Der häufigste Fehler passiert vor dem eigentlichen Zusammenfügen. Man markiert alle Dateien im Ordner und übergibt sie in einem Rutsch, im Vertrauen darauf, dass die Reihenfolge stimmt. Sie stimmt oft nicht.
Der Grund: Dateimanager sortieren alphabetisch, und alphabetisch kommt Seite10 vor Seite2. Bei zwölf gescannten Blättern liegt das Dokument danach in einer Reihenfolge, die niemand wollte.
Deshalb lohnt der Blick auf die Vorschau. Bei PDF zusammenfügen lassen sich die Dateien per Drag and Drop in die richtige Ordnung bringen, bevor gespeichert wird. Was man dort sieht, ist die Reihenfolge im fertigen Dokument.
Was beim Verbinden erhalten bleibt und was nicht
Ein paar Dinge sind gut zu wissen, bevor man wichtige Dokumente zusammenlegt.
Ausgefüllte Formularfelder können beim Verbinden ihre Funktion verlieren. Der sichtbare Inhalt bleibt, die Felder selbst sind danach oft nicht mehr beschreibbar. Bei einem fertig ausgefüllten Antrag ist das meist sogar erwünscht.
Unterschiedliche Seitengrößen bleiben unterschiedlich. Wer A4 und A5 mischt, bekommt ein Dokument mit wechselnden Formaten. Das ist technisch einwandfrei, sieht beim Ausdruck aber unruhig aus.
Passwortgeschützte Dateien lassen sich nicht ohne Weiteres verbinden. Der Schutz muss vorher weg, dafür gibt es PDF entsperren, sofern das Passwort bekannt ist.
Nach dem Zusammenfügen
Ist alles in einer Datei, fällt oft erst auf, dass Kleinigkeiten nicht stimmen. Eine Seite liegt quer, dann hilft PDF drehen. Eine Leerseite ist mitgerutscht, dann Seiten löschen. Und wenn die Reihenfolge doch noch geändert werden soll, ordnet Seiten sortieren sie nachträglich um, ohne dass man neu anfangen muss.
Ist die Datei am Ende zu groß für den Mailversand, verkleinert PDF komprimieren sie.
Kurz zusammengefasst
Die Reihenfolge vor dem Speichern prüfen, denn alphabetisch ist selten richtig. Formularfelder, gemischte Formate und Passwortschutz sind die drei Stellen, an denen es klemmt. Alles läuft im Browser, ohne dass die Dateien hochgeladen werden.