Drei Stufen, die oft durcheinandergehen
Wer ein PDF unterschreiben will, trifft auf drei sehr unterschiedliche Dinge, die alle Unterschrift heißen.
Das Unterschriftsbild. Du malst deine Unterschrift, fotografierst sie ab oder unterschreibst auf dem Trackpad, und das Bild wird ins PDF gesetzt. Rechtlich ist das eine einfache elektronische Signatur.
Die fortgeschrittene Signatur. Sie ist mit einem Zertifikat verknüpft und zeigt an, wenn das Dokument nach dem Unterschreiben verändert wurde.
Die qualifizierte Signatur. Sie stammt von einem zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter und setzt eine Identitätsprüfung voraus. Nur sie ersetzt nach deutschem Recht die eigenhändige Unterschrift auf Papier.
Was im Alltag tatsächlich gebraucht wird
Für die allermeisten Dokumente reicht die erste Stufe. Auftragsbestätigungen, Angebote, Anmeldungen, ein unterschriebenes Anschreiben in einer Bewerbung: Hier will niemand einen Nachweis führen, sondern schlicht sehen, dass du zugestimmt hast. Mit PDF unterschreiben setzt du die Unterschrift an die richtige Stelle und lädst das Dokument wieder herunter.
Wann die einfache Signatur nicht genügt
Bei Verträgen mit gesetzlicher Schriftform. Dazu zählen unter anderem die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, Bürgschaftserklärungen und Verbraucherdarlehensverträge. Dort führt kein Weg an Papier oder einer qualifizierten Signatur vorbei. Bei einem Mietvertrag über mehr als ein Jahr ist die Schriftform ebenfalls vorgeschrieben.
Ein praktischer Hinweis
Wer eine Unterschrift einfügt, sollte das Dokument danach nicht mehr bearbeiten. Sinnvoll ist es, die Seiten anschließend mit Flatten festzuschreiben, damit Formularfelder und Anmerkungen fest im Dokument liegen und beim Empfänger nicht mehr verrutschen.
Wie die Unterschrift ins Dokument kommt
Es gibt drei übliche Wege. Du zeichnest mit der Maus oder auf dem Trackpad, was auf einem Laptop meist krakelig aussieht. Du unterschreibst auf einem Blatt Papier, fotografierst es und lädst das Bild hoch, was das sauberste Ergebnis liefert. Oder du tippst deinen Namen und wählst eine Schreibschrift, was praktisch, aber erkennbar nicht deine Handschrift ist.
Für ein Anschreiben oder eine Auftragsbestätigung ist der Weg über das Foto der beste. Fotografiere bei Tageslicht auf weißem Papier, dann lässt sich der Hintergrund sauber entfernen und die Unterschrift sitzt später ohne grauen Kasten auf dem Dokument.
Wo die Unterschrift hingehört
Über der maschinenschriftlichen Namenszeile, nicht darunter und nicht darüber hinweg. Bei Verträgen mit zwei Parteien stehen die Unterschriftsfelder üblicherweise nebeneinander, links der Anbieter, rechts der Kunde. Ort und Datum gehören davor, und zwar das Datum, an dem tatsächlich unterschrieben wurde.
Häufige Fragen
Ist eine eingefügte Unterschrift fälschungssicher? Nein, und das ist auch nicht ihr Zweck. Ein Bild lässt sich kopieren. Wo es auf Beweiskraft ankommt, führt kein Weg an einer qualifizierten Signatur vorbei.
Kann der Empfänger sehen, dass nachträglich unterschrieben wurde? Bei der einfachen Variante nicht zuverlässig. Genau dafür gibt es die fortgeschrittene Signatur, die jede spätere Änderung sichtbar macht.
Reicht ein Scan der unterschriebenen Seite? Für den Alltag ja. Rechtlich steht er auf derselben Stufe wie die eingefügte Unterschrift, nämlich der einfachen elektronischen Signatur.
Was ist mit der Kündigung meines Handyvertrags? Dafür genügt seit 2022 die Textform, eine E-Mail reicht also. Anders bei der eigenen Kündigung eines Arbeitsverhältnisses: Die braucht zwingend Papier mit eigenhändiger Unterschrift. Ein passendes Kündigungsschreiben lässt sich vorbereiten und dann ausdrucken.
Bevor du verschickst
Sieh dir das fertige PDF in einem anderen Programm an als dem, in dem du unterschrieben hast. Gelegentlich zeigen Anmerkungsebenen sich nur im eigenen Betrachter und fehlen beim Empfänger. Wer sichergehen will, schreibt die Ebenen mit Flatten fest.