Warum aus einer Übersetzung oft ein anderes Dokument wird
Der naheliegende Weg ist immer derselbe: Text im PDF markieren, in ein Übersetzungsfeld kopieren, die Antwort zurück ins Dokument einfügen. Für eine einzelne E-Mail reicht das. Bei einem PDF mit mehreren Spalten, einer Tabelle oder einem Logo in der Ecke geht dabei fast immer etwas verloren. Das Kopieren reißt Absätze auseinander, weil ein PDF keine Absätze im Sinne eines Textverarbeitungsprogramms kennt, sondern nur einzelne Textblöcke an festen Koordinaten. Was auf dem Bildschirm wie ein zusammenhängender Absatz aussieht, kann intern aus zehn Einzelzeilen bestehen, die nur zufällig übereinander liegen.
Fügt man den übersetzten Text dann händisch wieder ein, landet er oft in der ersten dieser Zeilen, während die übrigen leer oder falsch platziert bleiben. Tabellen leiden besonders, weil jede Zelle ein eigener Textblock ist und die Übersetzung die Wortlänge pro Zelle verändert. Ein Firmenname, der im Original in eine Spalte passte, sprengt nach der Übersetzung die Spaltenbreite. Bilder und Logos werden bei diesem Verfahren gar nicht angefasst, verschieben sich aber trotzdem, sobald der Text darum herum neu fließt. Deshalb sehen von Hand übersetzte PDFs so oft zerrissen aus, auch wenn beide beteiligten Werkzeuge, das Textprogramm und der Übersetzungsdienst, für sich genommen fehlerfrei arbeiten. Das Problem liegt in der Schnittstelle dazwischen.
Wer PDF übersetzen automatisiert, umgeht genau diesen Bruch
Ein Werkzeug, das ein PDF direkt übersetzt, arbeitet nicht mit einzelnen markierten Zeilen, sondern mit dem gesamten Dokument als Struktur. Es erkennt, welcher Textblock zu welchem Absatz gehört, welche Zellen zu einer Tabelle zählen und wo eine Überschrift beginnt. Die Übersetzung wird an genau diesen Stellen eingesetzt, ohne dass jemand von Hand kopieren und wieder einfügen muss. Das senkt das Risiko, dass eine Zeile übersprungen wird oder zweimal übersetzt landet, erheblich. Perfekt wird dadurch trotzdem nichts, weil sich ein grundsätzliches Problem nicht wegautomatisieren lässt: Sprachen sind unterschiedlich lang.
Das eigentliche Problem: übersetzter Text ist länger
Deutsch ist im Vergleich zu vielen anderen Sprachen ziemlich kompakt, vor allem wegen der zusammengesetzten Wörter. Übersetzt man ins Französische oder Spanische, wächst der Text im Schnitt um etwa zwanzig Prozent. Aus einer Zeile werden anderthalb Zeilen, aus einem Absatz mit vier Zeilen einer mit fünf. In einem Fließtext mit viel Platz drumherum fällt das kaum auf. In einer Tabellenzelle, einem Infokasten mit fester Höhe oder einer Beschriftung neben einer Grafik wird der zusätzliche Platz zum Problem, weil die Fläche im Layout nicht mitwächst.
Zwei Auswege gibt es dafür, und beide haben ihren Preis. Der Text kann umbrechen und dadurch eine Zeile mehr beanspruchen, was bei starren Layouts, etwa Formularen oder Zertifikaten, andere Elemente verschiebt. Oder die Schrift wird kleiner gesetzt, damit sie in den vorhandenen Rahmen passt, was ab einem gewissen Punkt die Lesbarkeit kostet. Ein gutes Übersetzungswerkzeug für PDF versucht, automatisch zwischen beiden Wegen abzuwägen, aber bei sehr engen Layouts, etwa Visitenkarten, Zeugnissen mit Tabellenraster oder mehrspaltigen Broschüren, bleibt oft nur die manuelle Nacharbeit übrig. Wer das vorher weiß, ist nicht überrascht, wenn die spanische Version einer deutschen Preisliste am Ende eine Seite länger ist als das Original.
Gescannte Dokumente: ohne Textebene keine Übersetzung
Ein eingescanntes PDF, etwa ein altes Zeugnis, ein Behördenschreiben aus Papier oder eine mit dem Handy fotografierte Rechnung, besteht für den Computer ausschließlich aus Bildpunkten. Es sieht für uns wie Text aus, ist aber technisch ein Foto. Ein Übersetzungswerkzeug kann daraus nichts herauslesen, weil es keine Wörter findet, an die es andocken könnte, sondern nur ein Muster aus Pixeln sieht. Der Versuch, ein solches Dokument direkt zu übersetzen, endet entweder mit einer Fehlermeldung oder, schlimmer, mit einem Ergebnis, in dem einfach nichts passiert ist und niemand merkt, warum.
Die Lösung liegt einen Schritt davor. Mit Texterkennung wird aus dem Bild zuerst wieder echter, auswählbarer Text, den ein Übersetzungswerkzeug verarbeiten kann. Erst danach lohnt sich der Übersetzungsschritt. Wer diese Reihenfolge überspringt, wundert sich zurecht, warum eine Übersetzung von einem eingescannten Vertrag partout nicht funktionieren will. Es liegt selten am Übersetzungswerkzeug selbst, sondern fast immer daran, dass die Textebene vorher fehlte.
Wenn das Ergebnis rechtlich verwendet werden soll
Eine maschinell übersetzte Fassung eines Vertrags, eines Arbeitszeugnisses oder eines Behördenschreibens ist eine Lesehilfe. Sie hilft zu verstehen, worum es geht, ersetzt aber keine beglaubigte Übersetzung. Wer ein Dokument bei einer Behörde, einem Gericht oder einer ausländischen Universität einreichen muss, braucht dafür in aller Regel eine Übersetzung durch eine vereidigte oder öffentlich bestellte Person, die die Übersetzung mit Stempel und Unterschrift bestätigt. Eine automatisiert übersetzte PDF-Datei wird von keiner Behörde als solche anerkannt, egal wie gut sie aussieht.
Das ist kein Nachteil des Werkzeugs, sondern eine Grenze, die jede maschinelle Übersetzung hat, ganz gleich mit welcher Software sie erstellt wurde. Für den eigenen Überblick, für eine interne Weiterleitung oder um vor einem Termin schon einmal zu wissen, was in einem fremdsprachigen Schreiben steht, reicht die automatische Variante völlig aus. Bei allem, was unterschrieben, eingereicht oder vor Gericht verwendet werden soll, gehört die Übersetzung in professionelle Hände. Diesen Unterschied ehrlich zu benennen, erspart später Ärger, etwa wenn eine Bewerbung wegen einer nicht anerkannten Übersetzung des Abschlusszeugnisses zurückgewiesen wird.
Was mit dem Text passiert, bevor er sichtbar wird
Damit ein PDF überhaupt automatisch übersetzt werden kann, muss der Text irgendwohin geschickt werden, wo die eigentliche Übersetzung stattfindet. Bei Personalunterlagen, Arbeitsverträgen, Gehaltsabrechnungen oder Kundendaten lohnt sich vorher ein kurzer Gedanke, ob dieser Inhalt an einen externen Dienst gehen darf. In einem Unternehmen betrifft das oft nicht nur die eigene Entscheidung, sondern auch die der Kollegin oder des Kollegen, deren Daten im Dokument stehen. Wo interne Vorgaben zum Umgang mit personenbezogenen Daten bestehen, gelten sie für eine PDF-Übersetzung genauso wie für jeden anderen externen Versand. Im Zweifel hilft die Frage, ob man denselben Text auch per E-Mail an eine fremde Adresse schicken würde. Wenn nicht, gehört er vorher geschwärzt oder gar nicht erst in den Übersetzungsvorgang.
Wie man ein PDF vor der Übersetzung vorbereitet
Ein paar Handgriffe vorab sparen später Nacharbeit. Ist das Dokument größer als nötig, weil es aus einem Scan mit hoher Auflösung stammt, lohnt es sich, es vorher mit PDF komprimieren zu verkleinern. Kleinere Dateien lassen sich schneller hochladen und schneller verarbeiten, was besonders bei mehrseitigen Dokumenten spürbar ist. Enthält das PDF überwiegend Fließtext ohne komplizierte Grafiken, ist manchmal auch der umgekehrte Weg sinnvoller: erst mit PDF zu Word in ein bearbeitbares Format umwandeln, dort übersetzen und layouten, und das Ergebnis danach wieder als PDF exportieren. Diese Methode kostet einen zusätzlichen Schritt, gibt aber mehr Kontrolle über Zeilenumbrüche, Schriftgrößen und Abstände als eine direkte PDF-zu-PDF-Übersetzung, gerade bei Dokumenten, die ohnehin schon eher wie ein Brief als wie ein grafisches Layout aufgebaut sind.
Was nach der Übersetzung zu prüfen bleibt
Auch beim besten Ergebnis lohnt sich ein Blick auf drei Stellen. Erstens Zahlen: Datumsangaben, Beträge und Telefonnummern werden von Übersetzungswerkzeugen mitunter im Format der Zielsprache umgeschrieben, was bei Rechnungsbeträgen zu Verwirrung führen kann, wenn aus einem deutschen Komma plötzlich ein Punkt wird oder umgekehrt. Zweitens abgeschnittene Wörter am Zeilenende, die entstehen, wenn der längere Text nicht ganz in den vorgesehenen Platz passt und die Software mitten im Wort umbricht. Drittens Eigennamen und Firmenbezeichnungen, die in seltenen Fällen mitübersetzt werden, obwohl sie das nicht sollten. Wer diese drei Punkte kurz durchgeht, bevor er das Dokument weiterschickt, fängt die meisten Fehler ab, die trotz guter Werkzeuge übrig bleiben.
Wann sich der zusätzliche Aufwand lohnt
Bei einer einseitigen Info-Mail oder einer kurzen Anleitung reicht die schnelle Variante meistens aus, auch wenn am Ende eine Zeile etwas eng wird. Bei einem mehrseitigen Vertrag, einem Angebot mit Tabellen oder einer Broschüre mit Bildern lohnt sich dagegen die Zeit für einen zweiten Blick auf das Ergebnis, denn genau dort richten Layoutfehler den größten Schaden an. Ein verschobener Preis in einer Tabelle oder ein abgeschnittener Satz in einem Angebot wirkt schnell unseriös, gerade wenn das Dokument an einen Kunden im Ausland geht. Der Mehraufwand, das Ergebnis einmal durchzugehen, ist in aller Regel kleiner als der Aufwand, ein fehlerhaftes Dokument nachträglich zu erklären.