Teilen oder extrahieren
Die beiden Wege werden oft verwechselt. PDF teilen zerlegt ein Dokument in mehrere neue Dateien, etwa einen Jahresbericht in zwölf Monatsberichte. Seiten extrahieren holt dagegen einzelne Seiten heraus und legt sie als ein neues Dokument ab.
Für den Alltag gilt: Willst du etwas verschicken, brauchst du meistens das Extrahieren. Willst du ein unhandliches Sammeldokument aufräumen, ist das Teilen richtig.
Der häufigste Fall
Jemand fragt nach der Rechnung von März, und du hast eine Datei mit dem ganzen Jahr. Statt alles zu schicken, holst du die beiden Seiten heraus, die dazugehören. Das ist schneller für den Empfänger und du gibst nichts preis, was ihn nichts angeht.
Was beim Verschicken oft übersehen wird
Ein PDF trägt mehr mit sich, als auf den Seiten steht. Autor, verwendetes Programm, Erstellungsdatum und manchmal der vollständige Pfad auf dem Rechner stehen in den Metadaten. Bei einem internen Dokument ist das gleichgültig, bei einem, das nach außen geht, nicht immer. Mit Metadaten entfernen sind diese Angaben weg.
Seiten, die niemand sehen soll
Wenn auf einer Seite nur ein Absatz stört, ist das Löschen der ganzen Seite die falsche Antwort. Für einzelne Stellen gibt es das Schwärzen. Wichtig dabei: Ein schwarzes Rechteck, das in einem Bildbearbeitungsprogramm darübergelegt wird, verdeckt den Text nur optisch. Er lässt sich weiterhin markieren und kopieren. Echtes Schwärzen entfernt den Text aus der Datei.
Reihenfolge stimmt nicht mehr
Nach dem Teilen und Wiederzusammensetzen sitzen Seiten gelegentlich falsch. Das lässt sich mit Seiten sortieren geradeziehen, dort siehst du alle Seiten als Vorschaubilder und ziehst sie an die richtige Stelle.
Wie du die richtigen Seiten findest
Bei einem Dokument mit dreihundert Seiten ist die Frage nicht, wie man teilt, sondern wo. Nützlich ist der Weg über Seiten sortieren: Dort liegen alle Seiten als Vorschaubilder nebeneinander, und Kapitelanfänge oder Rechnungsköpfe sind auf einen Blick zu erkennen. Erst wenn die Seitenzahlen feststehen, lohnt sich das eigentliche Extrahieren.
Bei wiederkehrenden Dokumenten mit fester Struktur, etwa Kontoauszügen mit immer zwei Seiten je Monat, ist das Aufteilen in gleich große Stücke der schnellere Weg.
Drei Fälle aus der Praxis
Der Steuerberater fragt nach einzelnen Belegen. Statt den Sammelordner zu schicken, holst du die betreffenden Seiten heraus. Das erspart Rückfragen und du behältst die Übersicht darüber, was das Haus verlassen hat.
Ein Vertrag mit Anlagen. Die Gegenseite braucht den Vertrag, nicht deine interne Kalkulation im Anhang. Hier ist das Extrahieren nicht nur bequem, sondern eine Frage der Sorgfalt.
Ein Handbuch, aus dem nur ein Kapitel gebraucht wird. Wer dreißig Seiten statt vierhundert schickt, bekommt schneller eine Antwort.
Was nach dem Teilen zu prüfen ist
Öffne die neue Datei und sieh dir die erste und die letzte Seite an. Beim Trennen an einer ungünstigen Stelle fehlt gelegentlich der Anfang eines Absatzes oder die Fußzeile mit dem Aktenzeichen. Beides fällt beim Empfänger auf, nicht bei dir.
Prüfe außerdem, ob die Seitenzahlen im neuen Dokument noch stimmen. Ein Auszug, der mit Seite 47 beginnt, wirkt unfertig. Mit Seitenzahlen einfügen lässt sich die Zählung neu setzen.
Häufige Fragen
Bleibt die Qualität erhalten? Ja. Beim Teilen werden Seiten kopiert, nicht neu berechnet. Schrift und Bilder sind danach identisch.
Gehen Lesezeichen und Verlinkungen verloren? Verweise, die auf eine Seite außerhalb des neuen Dokuments zeigen, laufen ins Leere. Bei einem Handbuch mit Querverweisen lohnt daher ein Blick ins Inhaltsverzeichnis des Auszugs.
Kann ich ein passwortgeschütztes PDF teilen? Erst nach Eingabe des Kennworts. Mit PDF entsperren lässt sich der Schutz vorher aufheben, sofern das Dokument dir gehört.