Wenn ein Dokument aus vielen Quellen entsteht
Nicht jedes PDF entsteht aus einer einzigen Datei. Ein Angebot besteht vielleicht aus einer Titelseite, technischen Datenblättern aus verschiedenen Herstellerkatalogen und den eigenen AGB. Eine Bewerbungsmappe setzt sich aus Anschreiben, Lebenslauf und mehreren einzeln gescannten Zeugnissen zusammen. In solchen Fällen reicht einfaches Zusammenfügen kompletter Dateien nicht aus, gebraucht werden einzelne Seiten aus mehreren Quellen, in einer bestimmten, oft nicht der ursprünglichen Reihenfolge entsprechenden Anordnung.
Der Unterschied zwischen Zusammenfügen und Neuordnen
Zwei Arbeitsschritte werden hier häufig verwechselt. Das reine Zusammenfügen hängt komplette Dateien hintereinander, Seite eins von Dokument A folgt Seite eins von Dokument B, und so weiter, in der Reihenfolge, in der die Dateien ausgewählt wurden. Für eine echte Neuzusammenstellung braucht es mehr: die Möglichkeit, aus jedem Ausgangsdokument nur bestimmte Seiten auszuwählen und diese anschließend frei zu sortieren, unabhängig davon, aus welcher Datei sie ursprünglich stammen.
Schritt für Schritt: Von mehreren Quellen zu einem Dokument
Der praktikabelste Weg beginnt mit dem Zusammenführen aller Ausgangsdateien zu einem einzigen PDF. Mit PDF zusammenfügen lassen sich beliebig viele Dokumente in einer gewünschten Reihenfolge zu einer Datei verbinden. Aus diesem Zwischendokument werden im nächsten Schritt die nicht benötigten Seiten entfernt, etwa doppelte Deckblätter oder Seiten, die für den finalen Zweck nicht relevant sind. Dafür eignet sich PDF Seiten löschen.
Bleibt am Ende noch die Reihenfolge zu korrigieren, etwa weil das Anschreiben vor dem Lebenslauf stehen soll, obwohl es zuletzt eingefügt wurde, kommt PDF Seiten sortieren zum Einsatz. Dort lassen sich die Seiten des Zwischendokuments per Drag & Drop in die endgültige Reihenfolge bringen, mit einer visuellen Vorschau jeder einzelnen Seite.
Wenn nur bestimmte Seiten gebraucht werden
Manchmal soll aus einem umfangreichen Dokument nur ein kleiner Ausschnitt weiterverwendet werden, etwa drei Seiten aus einem zwanzigseitigen Handbuch. In diesem Fall lohnt sich PDF Seiten extrahieren, um die benötigten Seiten direkt als eigenständiges neues PDF herauszulösen, bevor sie mit anderem Material kombiniert werden. Das spart den Umweg über das Löschen aller nicht benötigten Seiten. Werden aus einem Handbuch mehrere nicht zusammenhängende Abschnitte benötigt, lässt sich die Seitenauswahl meist als Liste einzelner Seiten oder als Bereich eingeben, etwa Seite drei bis fünf und zusätzlich Seite zwölf, sodass nicht jede Seite einzeln angeklickt werden muss.
Wenn ein Dokument falsch ausgerichtet ist
Gerade bei eingescannten Unterlagen kommt es vor, dass einzelne Seiten quer oder auf dem Kopf stehend im PDF landen, während der Rest des Dokuments korrekt ausgerichtet ist. Vor der endgültigen Zusammenstellung lohnt sich deshalb ein Blick auf jede einzelne Seite. Mit PDF drehen lassen sich einzelne Seiten unabhängig vom Rest des Dokuments um 90 oder 180 Grad drehen, sodass am Ende ein durchgehend einheitlich ausgerichtetes Dokument entsteht.
Praxisbeispiel Bewerbungsmappe
Bei einer Bewerbung liegen Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse häufig aus unterschiedlichen Quellen vor, das Anschreiben aus einer Textverarbeitung, die Zeugnisse als Scans in unterschiedlicher Ausrichtung. Zunächst werden alle Einzeldateien mit PDF zusammenfügen zu einem Dokument verbunden. Schief eingescannte Zeugnisseiten lassen sich anschließend mit PDF drehen korrigieren, bevor die endgültige Reihenfolge mit PDF Seiten sortieren festgelegt wird. So entsteht aus mehreren unabhängigen Dateien eine durchgehende, professionell wirkende Bewerbungsmappe.
Fazit
Wer PDF-Seiten aus mehreren Dokumenten neu zusammenstellen will, kombiniert am besten drei Werkzeuge: Zusammenfügen für die Ausgangsbasis, Löschen oder Extrahieren für die Auswahl, und Sortieren für die endgültige Reihenfolge. Alle drei Schritte laufen direkt im Browser, ohne dass eine Software installiert werden muss. Wer regelmäßig Dokumente aus mehreren Quellen zusammenstellt, etwa für wiederkehrende Berichte oder Angebote, profitiert davon, sich diese drei Schritte als festen Ablauf zu merken, statt jedes Mal neu zu überlegen, welches Werkzeug an welcher Stelle passt.