Auf dem eigenen Rechner sieht die PDF perfekt aus, klare Überschriften, saubere Absätze. Beim Kunden geöffnet, ist plötzlich alles verrutscht, Zeilen brechen an anderen Stellen um, die Optik wirkt billig. Der Grund ist fast immer derselbe: eine Schriftart, die beim Erstellen verwendet, aber nicht in die Datei eingebettet wurde.
PDF wurde ursprünglich genau dafür entwickelt, Dokumente unabhängig vom Empfängersystem identisch darzustellen. Das funktioniert aber nur, wenn alle nötigen Bestandteile, inklusive der Schriftdaten, tatsächlich in der Datei stecken und nicht nur lokal auf dem Erstellungsrechner installiert sind.
Warum verschiebt sich das Layout beim Empfänger?
Ist eine Schrift nicht eingebettet, sucht der PDF-Betrachter beim Öffnen nach einer passenden Schriftart auf dem lokalen System. Findet er sie nicht, wird automatisch eine Ersatzschrift verwendet, meist mit anderen Zeichenbreiten. Selbst kleine Unterschiede in der Buchstabenbreite summieren sich über eine ganze Zeile und verschieben am Ende Absätze, Tabellen und Seitenumbrüche. Bei mehrseitigen Dokumenten kann das dazu führen, dass Inhalte auf völlig andere Seiten rutschen.
Was bedeutet eingebettet gegenüber Untergruppe?
Bei einer vollständig eingebetteten Schrift enthält die PDF den kompletten Zeichensatz der Schriftdatei, was zuverlässig ist, aber die Dateigröße erhöht. Bei einer eingebetteten Untergruppe, oft als Subset bezeichnet, werden nur die tatsächlich im Dokument verwendeten Zeichen gespeichert. Das reicht für die Anzeige völlig aus und hält die Datei deutlich kleiner. Problematisch wird ein Subset nur, wenn das Dokument später bearbeitet und neue Zeichen hinzugefügt werden, die im ursprünglichen Subset fehlen.
Wann ist die Einbettung Pflicht statt Kür?
Für den normalen E-Mail-Versand ist Einbettung dringend empfehlenswert, aber technisch keine Pflicht. Anders bei PDF/A, dem Archivierungsstandard, der für viele Behörden- und Rechnungsdokumente vorgeschrieben ist. Hier ist die vollständige Einbettung aller verwendeten Schriften eine zwingende Voraussetzung, damit die Datei auch in zehn oder zwanzig Jahren identisch dargestellt werden kann. Eine Umwandlung über PDF in PDF/A umwandeln prüft und ergänzt die Schrifteinbettung automatisch nach diesem Standard.
Wie prüfe und behebe ich fehlende Schriftarten?
In den Dokumenteigenschaften der meisten PDF-Betrachter gibt es einen Reiter „Schriftarten“, der auflistet, welche Fonts verwendet und ob sie eingebettet sind. Fehlt die Einbettung, hilft es oft, die Datei einmal neu zu flatten, wodurch Text zu festen Grafikpfaden werden kann, sofern das für den Anwendungsfall vertretbar ist. Alternativ vergleichen Sie zwei Versionen einer Datei mit einem PDF-Vergleichs-Tool, um sichtbare Layoutabweichungen nach einer Bearbeitung schnell zu erkennen.
Schritt für Schritt: Schriftprobleme vermeiden
- Beim Export aus Word, InDesign oder anderer Software die Option „Schriften einbetten“ aktivieren.
- Dokumenteigenschaften nach dem Export auf vollständige Einbettung prüfen.
- Bei Archivdokumenten gezielt in PDF/A umwandeln.
- Vor dem Versand an Dritte eine Testansicht auf einem anderen Gerät kontrollieren.
Häufige Fragen zu Schriftarten in PDF
Erhöht die Einbettung von Schriften die Dateigröße stark?
Bei einer Untergruppe kaum spürbar, oft nur wenige Kilobyte pro Schriftart. Erst bei vollständiger Einbettung mehrerer Schriftschnitte wächst die Datei merklich.
Warum wirken eingebettete Schriften manchmal trotzdem anders?
Das passiert, wenn eine Lizenz die Einbettung nur eingeschränkt erlaubt und der PDF-Betrachter deshalb eine reduzierte Darstellung wählt. Prüfen Sie in diesem Fall die Lizenzbedingungen der verwendeten Schriftart.
Sind Standardschriften wie Arial oder Times New Roman ausgenommen?
Nein, auch verbreitete Systemschriften sollten eingebettet werden, weil nicht jedes Betriebssystem exakt dieselbe Version mitbringt, was ebenfalls zu kleinen Abweichungen führen kann.