Das Problem mit PDF-Rechnungen in der Buchhaltung
Jedes Unternehmen, egal wie groß, kennt das Problem: Rechnungen kommen per E-Mail als PDF an, müssen geprüft, verbucht und archiviert werden. Wer das manuell macht, tippt Rechnungsdaten ab, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuer, und schleppt diese Daten von einem System ins nächste. Das ist zeitaufwändig, fehleranfällig und in einer Zeit automatisierter Prozesse schlicht unnötig.
Die gute Nachricht: Moderne OCR-Technologie (Optical Character Recognition) kann PDF-Rechnungen auslesen und die relevanten Daten extrahieren. Was früher spezielle Software und erhebliche IT-Kenntnisse erforderte, ist heute mit web-basierten Werkzeugen zugänglich.
Was ist OCR und wie funktioniert es bei Rechnungen?
OCR bezeichnet die automatische Erkennung von Text in Bildern oder gescannten Dokumenten. Bei einer Rechnung, die als gescanntes PDF vorliegt, ist der Text zunächst nur als Bild gespeichert, ähnlich wie ein Foto. OCR analysiert dieses Bild und wandelt es in maschinenlesbaren Text um, der dann durchsucht, kopiert und weiterverarbeitet werden kann.
Bei digital erstellten Rechnungen, also solchen, die direkt aus einer Software als PDF exportiert wurden, ist der Text bereits maschinenlesbar. Hier braucht es keine OCR, sondern eine intelligente Extraktion: Das System erkennt, dass eine bestimmte Zahl die Rechnungsnummer ist, eine andere der Gesamtbetrag und eine dritte das Rechnungsdatum.
Mit dem OCR-Werkzeug von PDFMonster lassen sich gescannte Rechnungen in durchsuchbare, textbasierte PDFs umwandeln. Das ist der erste Schritt zu einer automatisierten Rechnungsverarbeitung.
Gescannte Rechnungen vs. digitale PDFs
Ein wichtiger Unterschied für die Praxis: Rechnungen von kleinen Lieferanten oder handwerklichen Betrieben sind oft noch auf Papier ausgestellt und werden eingescannt. Diese enthalten nur ein Bild des Textes. Rechnungen von größeren Unternehmen und Online-Shops kommen dagegen meist als digitales PDF, das bereits durchsuchbaren Text enthält.
Für die Buchhaltungsautomatisierung macht das einen erheblichen Unterschied in der Erkennungsqualität. Digitale PDFs erreichen nahezu 100 Prozent Erkennungsgenauigkeit. Bei gescannten Dokumenten hängt die Qualität stark von der Scanauflösung und der Originalqualität der Rechnung ab. Als Faustregel gilt: mindestens 300 dpi für gute OCR-Ergebnisse.
Vorbereitung von Rechnungen für die Buchhaltung
Bevor Rechnungen ins Buchhaltungssystem wandern, sollten sie aufbereitet sein. Das bedeutet: alle Seiten einer mehrseitigen Rechnung in einem Dokument, lesbare Darstellung, korrekte Ausrichtung. Schiefe Scans können mit dem PDF drehen-Werkzeug korrigiert werden. Mehrere Seiten, die zu einer Rechnung gehören, werden mit dem PDF zusammenführen-Werkzeug zu einem Dokument zusammengefasst.
Eine weitere häufige Situation: Der Lieferant schickt eine einzige PDF-Datei mit mehreren Rechnungen. Für die Buchhaltung soll jede Rechnung eine eigene Datei sein. In diesem Fall hilft das Aufteilen des PDFs nach Seitenzahl, um jede Rechnung als eigenständiges Dokument zu erhalten.
Rechnungsarchivierung nach GoBD
In Deutschland unterliegt die digitale Archivierung von Rechnungen den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Die wichtigsten Anforderungen: Rechnungen müssen unveränderbar gespeichert werden, lesbar und innerhalb der Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre) zugreifbar bleiben.
Das PDF-Format erfüllt diese Anforderungen grundsätzlich, sofern die Dateien nicht nachträglich verändert werden. Für eine revisionssichere Archivierung empfiehlt sich das PDF/A-Format, das speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde. Das PDFMonster PDF zu PDF/A-Werkzeug konvertiert bestehende PDFs in dieses Format.
Workflow-Optimierung für Rechnungen
Ein optimierter Rechnungsworkflow könnte so aussehen: Eingehende Rechnungen werden in einem dedizierten E-Mail-Ordner gesammelt. Einmal täglich oder wöchentlich werden sie heruntergeladen, OCR-verarbeitet, benannt (nach dem Schema JJJJ-MM-TT_Lieferant_Rechnungsnummer.pdf) und in das Buchhaltungssystem eingepflegt.
Wer diesen Prozess weiter automatisieren möchte, kann auf Buchhaltungssoftware wie Lexoffice, SevDesk oder Datev setzen, die OCR und automatische Datenerkennung direkt integrieren. Diese Systeme bauen auf einem durchsuchbaren PDF als Basis auf, weshalb die OCR-Konvertierung der erste und wichtigste Schritt bleibt.
Typische Fehler bei der Rechnungsverarbeitung
Der häufigste Fehler: Eine eingescannte Rechnung wird einfach archiviert, ohne OCR durchzuführen. Monate später sucht man nach einer bestimmten Rechnung und findet sie nicht, weil der Text in der Datei nicht durchsucht werden kann. Die Lösung ist eine konsequente Verarbeitung aller eingehenden Dokumente.
Ein weiterer Fehler: Rechnungen werden in komprimierter Form archiviert, die zu Qualitätsverlusten führt. Für die Archivierung sollte immer die Originalqualität beibehalten werden; die Komprimierung ist nur für den E-Mail-Versand oder temporäre Dateien sinnvoll.