Zwei verschiedene Passwörter
Ein PDF kann auf zwei Arten geschützt sein, und der Unterschied entscheidet darüber, ob sich der Schutz überhaupt aufheben lässt.
Das Öffnungspasswort verschlüsselt die Datei. Ohne das Kennwort ist der Inhalt nicht lesbar, für niemanden. Wer es nicht kennt, kommt nicht hinein, und das ist auch gut so.
Das Berechtigungspasswort lässt das Dokument offen, verbietet aber Drucken, Kopieren oder Bearbeiten. Die Datei ist dabei nicht wirklich verschlüsselt, die Einschränkung ist eher ein Vermerk, an den sich Programme halten sollen.
Was sich aufheben lässt
Berechtigungen kannst du mit PDF entsperren entfernen, wenn das Dokument dir gehört oder du es rechtmäßig bekommen hast. Typischer Fall: eine Rechnung, die sich nicht ausdrucken lässt, oder ein Kontoauszug, aus dem du nichts kopieren kannst.
Beim Öffnungspasswort brauchst du das Kennwort. Es einzugeben und den Schutz danach zu entfernen ist möglich, es zu umgehen nicht. Wer etwas anderes verspricht, verspricht zu viel.
Die rechtliche Seite
Den Kopierschutz eines Dokuments aufzuheben, das dir gehört, ist unproblematisch. Bei fremden Dokumenten sieht es anders aus, insbesondere wenn der Schutz einer urheberrechtlich geschützten Arbeit gilt. Im Zweifel fragst du denjenigen, von dem die Datei stammt.
Umgekehrt: selbst schützen
Wenn du ein Dokument versendest, das nicht für jeden gedacht ist, setzt du mit PDF schützen ein Passwort. Ein Hinweis dazu: Schick das Kennwort nicht in derselben Mail wie die Datei. Ein zweiter Kanal, etwa eine Nachricht aufs Telefon, macht den Schutz erst sinnvoll.
Woran du erkennst, welcher Schutz vorliegt
Der Unterschied zeigt sich beim Öffnen. Fragt das Programm sofort nach einem Kennwort, ist es ein Öffnungspasswort. Öffnet sich das Dokument und erst beim Drucken oder Markieren passiert nichts, ist es ein Berechtigungspasswort. In den Dokumenteigenschaften vieler Betrachter steht zusätzlich eine Liste, was erlaubt ist und was nicht.
Wo der Fall im Alltag auftritt
Kontoauszüge und Rechnungen. Viele Banken und Versorger versehen ihre PDF mit Einschränkungen. Wer die Beträge in eine Tabelle übernehmen will, scheitert am gesperrten Kopieren. Nach dem Entsperren geht es, und mit PDF-Tabellen zu Excel lassen sich Tabellen direkt weiterverarbeiten.
Formulare von Behörden. Manche sind so geschützt, dass sich Felder nicht ausfüllen lassen. Mit PDF-Formular ausfüllen geht es meist trotzdem.
Alte eigene Dokumente. Ein vor Jahren geschütztes Dokument, dessen Kennwort niemand mehr weiß. Wenn es ein Berechtigungspasswort war, kommst du weiter. War es ein Öffnungspasswort, leider nicht.
Häufige Fragen
Wird die Datei beim Entsperren verändert? Der Inhalt bleibt, nur die Schutzeinstellungen fallen weg. Text, Bilder und Seitenzahl sind danach identisch.
Wie sicher ist ein PDF-Passwort überhaupt? Bei aktueller Verschlüsselung und einem langen Kennwort ist es ein ernsthafter Schutz. Bei einem kurzen Kennwort dagegen wenig wert. Wer wirklich Vertrauliches versendet, sollte eine Länge von mindestens zwölf Zeichen wählen, ein Passwort-Generator hilft dabei.
Kann ich den Schutz für mehrere Dateien auf einmal aufheben? Ja, sofern für alle dasselbe gilt.
Was du beim Weitergeben bedenken solltest
Ein entsperrtes Dokument trägt seine Metadaten weiterhin mit sich, also Autor, Programm und Erstellungsdatum. Geht die Datei nach außen, lohnt ein Blick darauf und gegebenenfalls das Entfernen der Metadaten.