Die Grenze, an der es scheitert
Die Fehlermeldung kommt fast immer zum ungünstigsten Zeitpunkt: Der Anhang ist zu groß, die Mail geht nicht raus. Die Grenzen sind je nach Anbieter verschieden, aber die Größenordnung ist überall ähnlich. Viele Firmenpostfächer stoppen bei 10 MB, große Anbieter lassen 20 bis 25 MB durch. Entscheidend ist dabei nicht deine Grenze, sondern die des Empfängers.
Dazu kommt ein Detail, das viele überrascht: Anhänge werden für den Versand umkodiert und dabei rund ein Drittel größer. Eine PDF mit 19 MB kann als Anhang die 25-MB-Grenze reißen.
Woher die Größe kommt
Bei fast jeder zu großen PDF sind Bilder die Ursache. Text wiegt praktisch nichts: Ein zwanzigseitiger Vertrag ohne Abbildungen liegt bei wenigen hundert Kilobyte. Sobald aber Fotos, Logos in hoher Auflösung oder eingescannte Seiten dazukommen, wächst die Datei sprunghaft.
Der häufigste Fall ist der Scan. Wer mit 600 dpi in Farbe einscannt, erzeugt pro Seite mehrere Megabyte, obwohl das Blatt nur Text enthält.
Der direkte Weg
Mit PDF komprimieren lässt sich die Datei in einem Schritt verkleinern. Drei Stufen stehen zur Wahl, und die Wahl entscheidet über das Ergebnis:
Maximale Komprimierung (72 dpi) ist für den Bildschirm gedacht. Der Text bleibt scharf, Bilder werden sichtbar gröber. Für einen Beleg, den jemand nur ansieht, reicht das.
Der empfohlene Mittelweg (150 dpi) passt für fast alles, was per Mail verschickt wird. Auf dem Bildschirm ist kein Unterschied zu erkennen, gedruckt sieht es ordentlich aus.
Minimale Komprimierung (300 dpi) ist die richtige Wahl, wenn das Dokument in die Druckerei geht oder Details erkennbar bleiben müssen.
Wenn Komprimieren nicht das Richtige ist
Manchmal ist die Datei nicht zu groß, sondern schlicht zu umfangreich. Ein Handbuch mit 200 Seiten bleibt auch komprimiert schwer. In dem Fall hilft PDF teilen: Der Empfänger braucht meist nur ein Kapitel, nicht das ganze Werk.
Geht es nur um einzelne Seiten, ist Seiten extrahieren der schnellere Weg. Aus 200 Seiten werden drei, und das Größenproblem löst sich von selbst.
Vor dem Versand kurz prüfen
Zwei Dinge lohnen den Blick, bevor die Mail rausgeht.
Ist alles noch lesbar? Nach starker Komprimierung sollte man die Datei einmal öffnen, besonders bei Scans mit kleiner Schrift.
Steht etwas drin, das nicht raus soll? Bei Kontoauszügen und Rechnungen lohnt der Umweg über das Schwärzen. Wichtig dabei: Ein schwarzer Balken deckt nur ab, er entfernt nichts. Der Text muss aus der Datei gelöscht werden.
Kurz zusammengefasst
Bilder sind fast immer die Ursache, 150 dpi der richtige Standardwert, und bei sehr umfangreichen Dokumenten ist Teilen sinnvoller als Komprimieren. Alles läuft im Browser, die Datei muss dafür nicht aus der Hand gegeben werden.