PDF-Formulare ohne teure Software ausfüllen
Wer regelmäßig mit PDFs arbeitet, kennt das Problem: Ein Formular liegt als PDF vor, aber zum Ausfüllen soll es Adobe Acrobat Pro sein, ein Programm, das schnell über 20 Euro im Monat kostet. Dabei gibt es längst einfachere und günstigere Wege, um PDF-Formulare direkt im Browser auszufüllen und zu speichern.
In diesem Artikel erklären wir, welche Arten von PDF-Formularen es gibt, wie man sie bearbeitet und was zu tun ist, wenn ein Formular keine ausfüllbaren Felder enthält.
Arten von PDF-Formularen
Nicht alle PDFs sind gleich. Bei Formularen unterscheidet man grundsätzlich zwei Typen:
Interaktive PDF-Formulare
Diese Formulare enthalten echte Formularfelder, also Textfelder, Checkboxen, Dropdowns und Radiobuttons, die direkt angeklickt und ausgefüllt werden können. Solche Formulare erkennt man daran, dass der Cursor beim Hovern über das Feld in einen Schreibcursor wechselt. Behördenformulare, Steuerformulare oder Bestellformulare sind häufig so aufgebaut.
Nicht-interaktive PDF-Formulare
Hier sehen die Felder zwar wie Formularfelder aus, sind aber eigentlich nur grafische Elemente. Man kann nicht direkt hineinklicken. In diesem Fall muss man entweder das PDF bearbeiten und Text an den richtigen Stellen einfügen, oder das Dokument ausdrucken, handschriftlich ausfüllen und einscannen. Eine komfortablere Lösung bietet unser PDF-Editor, mit dem sich Text präzise platzieren lässt.
PDF-Formulare online ausfüllen, so geht es
Der einfachste Weg, ein interaktives PDF-Formular auszufüllen, ist der Browser. Moderne Browser wie Chrome oder Firefox können solche Formulare direkt öffnen und bearbeiten. Allerdings fehlen dabei oft wichtige Funktionen wie das zuverlässige Speichern der ausgefüllten Daten oder das Hinzufügen einer Unterschrift.
Für einen vollständigen Workflow empfehlen wir folgende Schritte:
- Formular hochladen und in der Vorschau prüfen, ob Felder erkannt werden
- Felder ausfüllen, Text, Auswahl, Datum
- Bei Bedarf eine digitale Unterschrift hinzufügen (mehr dazu im Abschnitt unten)
- Fertige Datei herunterladen und lokal speichern
Wenn das Formular keine ausfüllbaren Felder hat
Bei nicht-interaktiven Formularen hilft unser PDF-Editor: Einfach das Dokument hochladen, an die gewünschte Stelle im Dokument klicken und Text eingeben. Der Editor erlaubt es, Schriftgröße und -farbe anzupassen, damit der eingetragene Text zum Layout des Formulars passt.
Alternativ kann man das Formular zunächst in ein bearbeitbares Format umwandeln. Mit PDF zu Word lässt sich das Dokument in eine Word-Datei konvertieren, dort bearbeiten und anschließend wieder als PDF speichern.
Unterschriften in PDF-Formulare einfügen
Viele Formulare müssen unterschrieben werden, bevor sie eingereicht werden können. Statt das Dokument auszudrucken und per Post zu versenden, kann man direkt im Browser eine digitale Signatur hinzufügen. Unser PDF signieren-Tool erlaubt es, per Maus, Trackpad oder per hochgeladenem Bild einer handschriftlichen Unterschrift zu signieren.
Ob eine solche digitale Unterschrift rechtlich gültig ist, hängt vom jeweiligen Kontext ab. Für viele interne und informelle Dokumente ist sie vollkommen ausreichend. Für rechtsverbindliche Verträge sollte man eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) in Betracht ziehen.
Tipps für einen reibungslosen Workflow
Ein paar praktische Hinweise, die bei der Arbeit mit PDF-Formularen helfen:
- Speichert man ein ausgefülltes PDF im Browser, gehen die Feldinhalte häufig verloren. Besser: über ein dediziertes Tool speichern, das die Daten in die Datei einbettet.
- Bei Formularen mit vielen Seiten lohnt es sich, zuerst zu prüfen, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, bevor man das Dokument abschickt.
- Wenn ein Formular zu groß für den E-Mail-Versand ist, hilft PDF komprimieren, um die Dateigröße zu reduzieren.
- Sollen ausgefüllte Formulare archiviert werden, empfiehlt sich das PDF/A-Format, es garantiert Langzeitlesbarkeit.
Wer trotz der kostenlosen Browser-Werkzeuge mit einer kostenpflichtigen Komplettlösung liebäugelt, sollte die Anbieter vor dem Kauf in Ruhe vergleichen. Auf einem unabhängigen Test- und Vergleichsportal wie vergleo.de lassen sich Funktionsumfang, Preise und Bewertungen verschiedener Produkte gegenüberstellen, das erspart Fehlkäufe.
Fazit
PDF-Formulare ausfüllen und bearbeiten ist ohne teure Software problemlos möglich. Interaktive Formulare lassen sich direkt im Browser bearbeiten, nicht-interaktive lassen sich mit einem PDF-Editor beschriften. Wer zusätzlich eine Unterschrift benötigt oder die Datei komprimieren möchte, findet alle nötigen Werkzeuge auf pdfmonster.de, kostenlos und ohne Installation.