Was bedeutet Barrierefreiheit bei PDFs?
Ein barrierefreies PDF ist ein Dokument, das auch von Menschen mit Einschränkungen genutzt werden kann, zum Beispiel von Personen, die blind oder sehbeeinträchtigt sind und Screenreader verwenden, oder von Menschen mit motorischen Einschränkungen, die keine Maus benutzen können. Barrierefreiheit bedeutet nicht, dass das Dokument anders aussieht, es bedeutet, dass seine Struktur und Metadaten so gestaltet sind, dass assistive Technologien damit umgehen können.
Das klingt nach einem Nischenthema, ist es aber nicht. In Deutschland ist Barrierefreiheit für öffentliche Stellen gesetzlich vorgeschrieben (BITV 2.0, WCAG 2.1). Und auch außerhalb des öffentlichen Sektors wächst der Druck, Dokumente zugänglich zu gestalten.
Technische Grundlagen: Was macht ein PDF barrierefrei?
Folgende Elemente sind entscheidend für ein barrierefreies PDF:
Tags und logische Lesereihenfolge
Barrierefreie PDFs enthalten eine Tag-Struktur, die dem Screenreader mitteilt, in welcher Reihenfolge der Inhalt gelesen werden soll und welche Art von Inhalt es ist (Überschrift, Absatz, Liste, Tabelle). Ohne Tags liest ein Screenreader den Text in der Reihenfolge, wie er im Dokument gespeichert ist, was häufig nicht der visuellen Lesereihenfolge entspricht.
Alternativtexte für Bilder
Bilder, Grafiken und Diagramme brauchen einen Alternativtext (alt text), der beschreibt, was das Bild zeigt. Nur so können sehbeeinträchtigte Personen den Inhalt verstehen.
Dokumentsprache
Die Sprache des Dokuments muss definiert sein, damit der Screenreader die Aussprache-Engine korrekt einstellt.
Lesezeichen und Navigationshilfen
Lange Dokumente sollten Lesezeichen enthalten, die es ermöglichen, direkt zu bestimmten Abschnitten zu springen, ähnlich wie ein Inhaltsverzeichnis.
Formulare mit Labels
Formularfelder in PDFs müssen beschriftet sein, damit assistive Technologien dem Nutzer mitteilen können, was in das Feld einzutragen ist.
Barrierefreiheit beim Erstellen des Dokuments
Am einfachsten ist es, Barrierefreiheit bereits beim Erstellen eines Dokuments zu berücksichtigen. In Microsoft Word lässt sich die Barrierefreiheit über den integrierten Barrierefreiheits-Checker prüfen, bevor das Dokument als PDF exportiert wird. Beim Export sollte man die Option „Barrierefreies PDF / Tagged PDF" aktivieren.
Gleiches gilt für LibreOffice, Adobe InDesign und andere Programme, die PDF-Export unterstützen.
Bestehende PDFs zugänglich machen
Bei gescannten Dokumenten oder älteren PDFs ohne Tag-Struktur ist nachträgliche Barrierefreiheit aufwändiger. Zuerst braucht das Dokument echten, durchsuchbaren Text, dafür ist OCR notwendig. Mit OCR PDF lässt sich ein gescanntes Dokument in ein textbasiertes PDF umwandeln, das anschließend weiterverarbeitet werden kann.
Für eine vollständige Barrierefreiheit, mit Tags, Alternativtexten und korrekter Lesereihenfolge, ist in der Regel Adobe Acrobat Pro oder ein spezialisiertes Accessibility-Tool notwendig. Einfache Online-Tools bieten oft nur OCR und grundlegende Strukturierung.
PDF/UA, der Standard für barrierefreie PDFs
PDF/UA (Universal Accessibility, ISO 14289) ist der internationale Standard für barrierefreie PDFs. Ein PDF/UA-konformes Dokument erfüllt alle technischen Anforderungen an Zugänglichkeit. Wer Dokumente für öffentliche Stellen oder in regulierten Branchen erstellt, sollte auf PDF/UA-Konformität achten.
Verwandt ist das Format PDF/A, das auf Langzeitarchivierung ausgelegt ist. Mit PDF zu PDF/A lassen sich Dokumente in dieses Archivformat konvertieren, das eine langfristige Lesbarkeit ohne Software-Abhängigkeiten garantiert.
Praktische Checkliste
- Dokument hat eine definierte Sprache
- Alle Überschriften sind als solche ausgezeichnet (H1, H2 etc.)
- Bilder haben Alternativtexte
- Tabellen haben Kopfzeilen
- Formulare haben beschriftete Felder
- Lesezeichen für lange Dokumente vorhanden
- Kontrast zwischen Text und Hintergrund ausreichend (mindestens 4,5:1)
- Kein reiner Bildtext ohne Alternativtext
Fazit
Barrierefreiheit in PDFs ist kein Luxus, sondern eine Frage der Zugänglichkeit für alle. Wer Dokumente von Anfang an mit Blick auf Barrierefreiheit erstellt, spart nachträglich viel Aufwand, und erreicht damit auch Nutzer, die auf assistive Technologien angewiesen sind.