Digitale Unterschriften: mehr als nur ein Bild
Wer zum ersten Mal eine digitale Unterschrift in ein PDF einfügt, denkt oft: Ich mache einfach ein Foto meiner Unterschrift und füge es ein. Das ist technisch möglich, aber ob es rechtlich ausreicht, hängt vom Verwendungszweck ab. In Deutschland und der EU regelt die eIDAS-Verordnung, welche Art von elektronischer Signatur für welche Zwecke anerkannt wird.
Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Signaturtypen, wann welcher gilt und wie man einfach und schnell eine digitale Unterschrift in ein PDF einfügt.
Die drei Signaturtypen nach eIDAS
Einfache elektronische Signatur (EES)
Die einfachste Form: ein eingescanntes Unterschriftsbild, ein eingetippter Name oder ein Klick auf „Ich stimme zu". Keine technischen Sicherheitsmerkmale, keine Identitätsprüfung. Ausreichend für informelle Vereinbarungen, interne Dokumente oder Bestellbestätigungen, aber nicht für rechtsverbindliche Verträge nach deutschem Recht.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Hier wird die Signatur eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet. Sie wird mit Daten erstellt, die nur der Unterzeichner kontrolliert, und ist so mit dem Dokument verbunden, dass jede nachträgliche Änderung erkennbar wäre. Typisch für Signaturen, die über qualifizierte Dienste wie DocuSign oder ähnliche Plattformen erstellt werden.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die höchste Stufe. Technisch gleichgestellt mit einer handschriftlichen Unterschrift laut EU-Recht. Erfordert eine vorherige Identitätsprüfung (Video-Ident oder persönlich) und ein qualifiziertes Zertifikat. Notwendig für notariell relevante Vorgänge, Arbeitsverträge in bestimmten Branchen oder andere gesetzlich geregelte Dokumente.
Wann reicht welche Signatur?
Für die meisten alltäglichen Dokumente, NDA-Vereinbarungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Protokolle, ist eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur vollkommen ausreichend. Die Parteien müssen lediglich einig sein, dass die Signatur akzeptiert wird.
Gesetzlich vorgeschriebene Schriftform (z. B. bei Kündigungen bestimmter Verträge, notariellen Akten) erfordert dagegen eine qualifizierte elektronische Signatur oder weiterhin Papier.
Wie fügt man eine digitale Unterschrift in ein PDF ein?
Mit unserem PDF signieren-Tool lässt sich eine Unterschrift direkt im Browser hinzufügen. Dabei stehen verschiedene Methoden zur Verfügung:
- Unterschrift per Maus oder Touchpad zeichnen
- Foto oder Scan einer handschriftlichen Unterschrift hochladen
- Unterschrift als Schrift eingeben (Kursivschrift)
Nach dem Hinzufügen der Unterschrift lässt sich deren Position frei im Dokument platzieren, die Größe anpassen und das signierte PDF herunterladen.
Mehrere Personen müssen unterschreiben
Wenn mehrere Parteien ein Dokument unterzeichnen müssen, gibt es zwei Vorgehensweisen: Entweder verschickt man das PDF nacheinander an alle Unterzeichner (jeder fügt seine Unterschrift hinzu), oder man nutzt einen dedizierten E-Signatur-Dienst mit Workflow-Funktion.
Für kleinere Szenarien ohne aufwändige Workflows: Dokument signieren, speichern, weiterleiten, fertig. Wer das Dokument vor und nach der Signatur vergleichen möchte, kann dafür PDF vergleichen nutzen.
Sicherheit und Integrität des signierten PDFs
Damit eine Signatur ihren Zweck erfüllt, darf das Dokument nach dem Signieren nicht verändert worden sein. Viele PDF-Signaturen enthalten daher eine kryptografische Prüfsumme, wird das Dokument nachträglich bearbeitet, wird die Signatur als ungültig markiert.
Wer ein signiertes Dokument zusätzlich vor unbefugtem Zugriff schützen möchte, kann es mit PDF schützen mit einem Passwort versehen. So lässt sich das Dokument zwar lesen, aber nicht mehr verändern.
Fazit
Digitale Unterschriften in PDFs sind in der Praxis für die meisten Anwendungsfälle vollkommen ausreichend und rechtlich anerkannt. Wer die Grundregeln kennt, welcher Signaturtyp für welchen Zweck geeignet ist, spart Zeit, Papier und Porto. Für alltägliche Dokumente reicht eine einfache elektronische Signatur völlig aus.