Warum Bewerbungsunterlagen als PDF versenden?
PDF hat sich als Standardformat für Bewerbungsunterlagen durchgesetzt, und das aus gutem Grund. Im Gegensatz zu Word-Dokumenten bleibt das Layout auf jedem Gerät identisch. Schriften, Abstände und Formatierungen sehen beim Empfänger genauso aus wie beim Absender. Das ist bei Bewerbungen besonders wichtig, denn ein verrutschtes Layout oder fehlende Schriften können einen sorgfältig gestalteten Lebenslauf unlesbar machen.
Außerdem signalisiert die Verwendung von PDF ein gewisses Maß an Professionalität, man hat sich Gedanken über die Präsentation gemacht, statt das Dokument einfach so weiterzuschicken.
Was gehört in eine vollständige Bewerbungsmappe?
Eine typische Bewerbung besteht aus folgenden Dokumenten:
- Anschreiben
- Lebenslauf (tabellarisch)
- Zeugnisse und Zertifikate (Schulabschluss, Ausbildungs- oder Studienabschluss)
- Arbeitszeugnisse
- Ggf. Referenzen oder Arbeitsproben
Die Reihenfolge kann je nach Branche und Stelle variieren. Üblich ist: Anschreiben zuerst, dann Lebenslauf, dann Zeugnisse in chronologisch absteigender Reihenfolge (neuestes zuerst).
Eine Datei oder mehrere?
Grundsätzlich gilt: Wenn in der Stellenanzeige keine Vorgaben gemacht werden, ist eine einzige zusammengefasste PDF-Datei die beste Wahl. Personaler bekommen so alle Unterlagen in einer übersichtlichen Datei, ohne mehrere Anhänge öffnen zu müssen.
Die einzelnen Dokumente lassen sich mit dem PDF zusammenfügen-Tool von pdfmonster.de einfach kombinieren. Dazu einfach alle Dateien hochladen, die gewünschte Reihenfolge festlegen und herunterladen.
Dateinamen und Dateigröße
Der Dateiname ist das Erste, was ein Personalverantwortlicher sieht. Statt „Bewerbung_final_2.pdf" oder „Dokument1.pdf" lieber einen aussagekräftigen Namen wählen:
Empfehlung: Vorname_Nachname_Bewerbung_Stelle.pdf, also zum Beispiel „Maria_Muster_Bewerbung_Projektmanagerin.pdf".
Bei der Dateigröße gibt es häufig Limits. Viele Jobportale und E-Mail-Server akzeptieren Anhänge bis maximal 5 oder 10 MB. Enthält die Bewerbung viele Seiten oder hochaufgelöste Scans, kann die Datei schnell zu groß werden. In diesem Fall hilft PDF komprimieren, um die Dateigröße deutlich zu reduzieren, ohne dass die Lesbarkeit leidet.
Lebenslauf und Anschreiben erstellen
Wer Lebenslauf und Anschreiben in Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm erstellt, sollte beim Export auf PDF-Qualität achten. Die meisten Programme bieten eine direkte „Als PDF speichern" oder „Exportieren als PDF" Funktion. Alternativ lässt sich ein Word-Dokument auch über Word zu PDF konvertieren.
Wichtig: Keine Bilder in sehr niedrigen Auflösungen verwenden. Das Bewerbungsfoto sollte klar und scharf sein, mindestens 300 dpi, aber so komprimiert, dass die Dateigröße im Rahmen bleibt.
Scans von Zeugnissen und Zertifikaten
Zeugnisse werden oft als Scan beigefügt. Dabei sollte man auf Lesbarkeit achten: weißer Hintergrund, gerade ausgerichtet, keine Schatten. Schlechte Scan-Qualität erweckt keinen guten Eindruck.
Wer Scans mit dem Smartphone erstellt, kann das Ergebnis anschließend mit PDF optimieren verbessern. Auch das Zusammenführen mehrerer Seiten in einem Dokument ist so einfach möglich.
Häufige Fehler bei PDF-Bewerbungen
Diese Fehler sollte man unbedingt vermeiden:
- Passwortschutz auf der Datei, das Dokument muss ohne Umwege geöffnet werden können
- Datei zu groß, über 10 MB sind in vielen Fällen problematisch
- Kein Inhaltsverzeichnis bei sehr langen Bewerbungsmappen
- Lesunfreundliche Schriftgrößen oder zu geringer Kontrast
- Seiten in falscher Reihenfolge oder auf dem Kopf stehend
Seitenreihenfolge lässt sich mit dem PDF organisieren-Tool schnell korrigieren. Falsch gedrehte Seiten können mit dem Drehen-Tool in die richtige Position gebracht werden.
Fazit
Eine professionelle PDF-Bewerbung braucht keine teure Software. Mit den richtigen Online-Tools lassen sich alle Unterlagen zusammenfügen, die Dateigröße optimieren und das Ergebnis vor dem Versand prüfen. Wer diese Grundregeln beachtet, hinterlässt bereits beim ersten Kontakt einen guten Eindruck, noch bevor der Inhalt gelesen wird.